Come creare un piano di disaster recovery
7 passaggi per creare un piano di disaster recovery
1. Nomina un team di ripristino di emergenza.
2. Rendi la sicurezza una priorità.
3. Controlla le tue polizze assicurative.
4. Backup di routine dei dati importanti.
5. Valuta il danno e rispondi di conseguenza.
6. Ottimizza le tue capacità di lavoro da remoto.
7. Comunica con i tuoi venditori, fornitori e clienti.
Lo sviluppo di un piano di disaster recovery è particolarmente importante soprattutto in questi giorni. Se c’è qualcosa che abbiamo imparato dalla pandemia di coronavirus, è che le cose possono cambiare in un istante e quei cambiamenti possono avere effetti duraturi sugli imprenditori.
Sebbene nessuno sappia cosa riserva il futuro, la creazione di un piano di disaster recovery può aiutarti a preparare la tua attività per tutto ciò che potrebbe capitare. Avere una chiara tabella di marcia per uscire dopo un disastro potrebbe essere la cosa che farà proseguire la tua attività.
Passaggi da intraprendere prima del disastro
È impossibile prepararsi per ogni possibile avvenimento , ma ci sono alcuni passaggi fondamentali che puoi intraprendere per aiutare la tua azienda a resistere a un futuro disastro.
Nomina un team per il ripristino di emergenza
L’unico modo per rendere efficace il tuo piano di disaster recovery è dargli il tempo e l’energia che merita. Proprio come hai formato un team per i diversi reparti della tua attività, considera la possibilità di creare una task force per costruire il tuo piano di ripristino.
Delega un dipendente di cui ti fidi per guidare il tuo team. È anche utile pensare in termini di reparti specifici della tua attività che dovranno rispondere rapidamente se si verifica un imprevisto. Ad esempio, vorrai che una persona di riferimento del team crei protocolli da seguire, se un problema di corrente crei un danno ai sistemi informatici.
È utile mettere insieme un elenco di contatti che potrebbero essere necessari in un’emergenza. Può essere fatto su un foglio di excel in cui elenchi gli ospedali, i vigili del fuoco e le stazioni di polizia locali, insieme ai loro numeri di telefono.
Rendi la sicurezza una priorità
Prima di tutto, mantenere te stesso e i tuoi dipendenti al sicuro è la priorità numero uno. Una responsabilità importante del team di ripristino di emergenza è creare protocolli per diversi disastri naturali. Che tu viva in un’area a rischio di terremoti,allagamenti o incendi, prendi in considerazione l’esercitazioni simulate per insegnare alla tua squadra come procedere con cautela. Portare un esperto di un’agenzia locale di gestione delle emergenze potrebbe essere un ottimo modo per apprendere le migliori pratiche. Oltre a tenere corsi di formazione, anche avere scorta di provviste essenziali non è una cattiva idea.
Controlla le tue polizze assicurative
L’assicurazione è uno dei servizi per cui paghi e speri di non averne mai bisogno. Comunque sia, è sempre consigliabile controllare tempestivamente le tue clausole, specialmente se le tue esigenze sono cambiate. Hai l’ assicurazione corretta per proteggerti da un disastro naturale?
Dai danni alla proprietà legati alle condizioni meteorologiche, a un dipendente che ha un infortunio durante un’emergenza, è sempre meglio controllare la copertura prima piuttosto che dopo. A proposito, tieni d’occhio eventuali lacune nella copertura o esclusioni che potrebbero danneggiarti se non sono affrontate.
Backup periodico di dati importanti
Sulla scia di un disastro, rimane lo stress di aver perso i dati importanti, considera i documenti cartacei come: i file dei dipendenti, i moduli fiscali, i documenti dei clienti e simili. Hai un sistema in atto per archiviare questi documenti? In caso contrario, potrebbe essere il momento di creare un metodo di immissione dei dati per digitalizzare queste informazioni e salvarle utilizzando una sorta di software sicuro.
Aiutare la tua azienda a riprendersi dopo un disastro
Così avrai gettato le basi per un piano di disaster recovery prima di averne effettivamente bisogno. Realisticamente, però, non è sempre così. Ciò che conta di più è rispondere con chiarezza alle necessita. Ecco alcune azioni che puoi intraprendere.
Valutare il danno e rispondere di conseguenza
Considerare le conseguenze di un disastro può essere faticoso da elaborare e probabilmente le tue emozioni entreranno in gioco. Dopo averli riconosciuti, fai un respiro profondo e valuta il danno.
Fai un elenco di tutte le risorse che sono state danneggiate o distrutte, dai computer, ai mobili per l’ufficio. Guarda anche la struttura stessa, prendendo nota di arredi come finestre rotte o danni causati dall’acqua. Il passaggio successivo consiste nell’identificare in che modo queste perdite influenzeranno la gestione della tua attività.
Analizza di cosa avrai bisogno per superare questi ostacoli, potrebbe essere un nuovo ufficio, negozio o semplice un laptop : tutto dipende dall’attività e dal disastro.
Ora è il momento di riunire la tua squadra e fare un piano di ripresa. Ciò può comportare il contatto con le organizzazioni di soccorso pertinenti come la protezione civile o il contatto con un istituto di credito per avviare un processo di finanziamento.
Ottimizza le tue capacità di lavoro da remoto
Per alcuni proprietari di piccole imprese, la crisi del COVID-19 è stata un’esperienza difficile in quando si è trattato di lavorare smart working. Sicuramente hai imparato qualcosa durante questo periodo, ma c’è sempre spazio per migliorare. Lo spostamento temporaneamente del tuo team, mentre assicuri un nuovo spazio di lavoro o ripari la sede centrale della tua azienda, presta attenzione a ciò di cui il tuo team ha bisogno per lavorare efficacemente da casa.
Dalla pandemia puoi capire quali sono le difficoltà che hai incontrato tu e i tuoi dipendenti? Come puoi prepararti per evitarli?
Considera l’idea di metterti in contatto con il responsabile del team, ascoltalo su ciò di cui hanno bisogno per gestire i loro team da remoto; ad esempio stabilire chat video settimanali, formare gruppi whatsapp, potrebbe fare una grande differenza nel sollevare il morale e aiutare il tuo team a sentirsi connesso e supportato mentre lavorano da casa.
Comunica con i tuoi fornitori, venditori e clienti
Una volta che prendi confidenza con il nuovo metodo di lavoro, ti consigliamo di focalizzarti sui clienti. Parla con il tuo team di marketing e comunicazione per trovare le modalità giuste di approccio. È sempre meglio condurre conversazioni con sincerità che è qualcosa che ti aiuterà anche consolidare il rapporto con i clienti, soprattutto se anche loro stanno subendo le ripercussioni dello stesso disastro.
I social media possono essere un ottimo veicolo per entrare in contatto con i tuoi clienti. Inoltre, prendi il telefono e contatta direttamente i clienti e gli account manager più importanti. Oltre ad aggiornarli sullo stato della tua attività, chiedere loro come puoi essere utile in un momento difficile, sarà sicuramente accolto con apprezzamento.
È anche necessario aggiornarsi con i tuoi fornitori e venditori in modo da poter anticipare meglio eventuali avvenimenti. Ricorda che nella gestione di un’impresa ci sono molte parti in movimento soprattutto quando ci si riprende da un imprevisto disastro. Riuniscili tutti insieme nel miglior modo possibile. Pianifica la strategia di conseguenza, quindi comunica in modo aperto e onesto con i tuoi clienti.
Considerazioni finali
Aiutare la tua azienda a trovare la sua posizione dopo essere sopravvissuta a un disastro non è un processo che potrà avvenire dall’oggi al domani, ma avere i giusti sistemi di supporto in atto può sicuramente darti un pò di tranquillità e aiutarti ad affrontare il mercato più forte di prima. La cosa più importante è adottare un approccio intelligente, rispondere con calma e chiedere aiuto quando ne hai bisogno.
