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Che cos’è un piano di contingenza aziendale e come crearne uno

Definizione del piano di contingenza aziendale

Un piano di contingenza aziendale identifica i potenziali rischi per la tua azienda e delinea i passaggi o la linea di condotta che il tuo team di gestione e i dipendenti dovrebbero intraprendere per combatterli. I rischi possono includere una pandemia globale, un disastro naturale, la perdita di un dipendente chiave, un’interruzione della catena di approvvigionamento, un nuovo concorrente e altro ancora. Puoi pensare a un piano di contingenza aziendale come un piano B o un piano di ripristino di emergenza. Fornisce alla tua attività qualcosa su cui ripiegare nel caso in cui le cose non dovessero andare come previsto.

In un mondo perfetto, la tua attività sarebbe immune dal disastro. Purtroppo non è così. Un disastro come il  COVID-19 può colpire quando meno te lo aspetti e lasciarti in una situazione difficile. Gli eventi imprevisti sono virtualmente una garanzia negli affari.

È qui che entra in gioco un piano di contingenza aziendale. Proprio come il tuo business plan ti ha aiutato a lanciare la tua attività, un piano di contingenza aziendale può garantire che la tua organizzazione sia ben preparata quando i tempi si faranno difficili. Analizziamo più a fondo cos’è un piano di contingenza aziendale e come crearne uno.

Che cos’è un piano di contingenza aziendale?

Un piano di contingenza aziendale è essenzialmente una strategia che delinea i passaggi o la linea di azione che il team di gestione e i dipendenti dovrebbero intraprendere in caso di disastro. Puoi pensarlo come un piano B o un piano di ripristino di emergenza. Ti dà qualcosa su cui ripiegare nel caso in cui le cose non vadano come previsto.

Senza un piano di contingenza aziendale, metti la tua azienda a rischio di molti danni e perdite di produttività. Potrebbe essere la differenza tra continuare e chiudere completamente. Sfortunatamente, molte organizzazioni rinunciano ai piani di contingenza aziendale perché preferiscono dedicare tutto il loro tempo e le loro energie al Piano A. Non si rendono conto che un Piano B li aiuterà a raggiungere il successo, piuttosto che ostacolarlo.

L’importanza di un piano di contingenza non dovrebbe essere trascurata. Dopo tutto, se il tuo concorrente ha in atto un solido piano di contingenza aziendale e tu no, chi è probabile che sopravviva quando si verificherà un disastro? Il tuo concorrente.

Investendo del tempo e pensieri nel tuo piano, puoi superare gli ostacoli e mantenere stabile il business nel mezzo di una crisi. Non solo un piano di ripristino di emergenza riduce al minimo l’impatto di eventi imprevisti, ma crea anche un piano per la gestione dell’azienda al termine del disastro.

Quando dovresti sviluppare un piano di contingenza aziendale?

La maggior parte delle imprese si concentra su questo aspetto durante la riunione di pianificazione annuale. In quel momento, discutono le loro strategie per il successo per l’anno successivo e identificano i rischi per i quali devono prepararsi. Alcune imprese, tuttavia, preferiscono pianificare gli imprevisti durante tutto l’anno poiché ritengono che sia un modo efficace per affrontare vari problemi.

Ad esempio, se noti che un nuovo concorrente sta acquisendo una grande quantità della tua quota di mercato a metà anno, potresti escogitare un piano di contingenza per quella particolare situazione in quel momento. Non avrebbe senso aspettare fino alla prossima riunione annuale per affrontare un problema che sta accadendo ora.

Come creare un piano di contingenza aziendale

La chiave per un solido piano di contingenza sono sessioni di brainstorming ponderate e una forte ricerca. Se desideri creare un piano di contingenza aziendale per la tua attività, ecco alcuni passaggi da seguire.

Passaggio 1: considera i principali rischi

Pensa alla natura della tua attività, ai tipi di prodotti e servizi che offri e ai tuoi clienti. Quali tipi di eventi avrebbero un impatto negativo sulla tua impresa, sui tuoi dipendenti, sulle attrezzature e su altre risorse?

Durante questo passaggio, è una buona idea tenere più riunioni con il team di gestione e i dipendenti chiave. Se hai i fondi, può essere utile investire in un consulente aziendale che possa guidarti nella giusta direzione. È probabile che i tuoi rischi rientrino in queste categorie.

Personale

Le persone, il capitale umano, sono la linfa vitale della tua attività. Senza di loro, avresti difficoltà a guadagnare denaro e raggiungere i tuoi obiettivi. Considera il team di gestione e i dipendenti della tua organizzazione. Ci sono persone specifiche essenziali per la tua attività? Cosa faresti se smettessero improvvisamente o subissero un infortunio? C’è una persona che sa come svolgere un determinato compito che nessun altro sa fare?

Tecnologia

Oggigiorno, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale in qualsiasi organizzazione. Se sei un’azienda orientata alle vendite, cosa faresti se il tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) si guasta? Se offri servizi di sviluppo software, come opereresti se un programma specifico smettesse di funzionare? Annota un elenco di tutte le tecnologie e le attrezzature necessarie per funzionare in modo ottimale.

Inventario

È probabile che tu abbia un inventario che desideri salvaguardare in caso di disastro. Se vendi abbigliamento da donna, ad esempio, questa potrebbe essere la merce nel tuo magazzino. Se offri un servizio come l’assistenza sanitaria a domicilio, il tuo inventario potrebbe essere costituito da stetoscopi, salviettine imbevute di alcol e altri strumenti che i tuoi infermieri utilizzano durante le visite dei clienti.

Alcuni degli esempi più comuni di rischi includono:

  • Il tuo principale rappresentante di vendita si licenzia
  • un incendio colpisce la tua sala server
  • Un concorrente meno costoso entra nel mercato
  • Il sistema del tuo computer si guasta
  • Un hacker ruba le informazioni personali del tuo cliente

Passaggio 2: assegnare la priorità ai rischi

Dopo aver compilato l’elenco dei rischi, sarà il momento di dare loro la priorità. Allora come si fa? Analizza ogni rischio sulla tua lista e scopri quanto è probabile che accada. Quindi, determina quale impatto avrà sulla tua attività se dovesse sorgere. I rischi che hanno una maggiore probabilità di verificarsi e hanno il potenziale per causare il maggior danno dovrebbero essere in cima alla tua lista di priorità.

Passaggio 3: sviluppare un piano di contingenza per ogni rischio

Dopo aver assegnato la priorità ai rischi, è necessario sviluppare un piano d’azione separato per ciascuno di essi. Inizia con i rischi con priorità più alta e fatti strada verso quelli con priorità più bassa. Ogni piano di contingenza che crei dovrebbe delineare ciò che farai per prepararti a quel rischio e le misure che adotterai per ridurre al minimo i danni.

Ecco un esempio di piano di contingenza aziendale: supponiamo che la tua azienda coinvolga un call center e uno dei tuoi rischi è che molti dipendenti potrebbero chiamare contemporaneamente. Hai bisogno di questi dipendenti al telefono o la tua azienda rallenterà e perderà denaro. In questo scenario, è possibile prepararsi creando un “elenco di backup” di dipendenti che possono rimpiazzarli con breve preavviso.

I dipendenti della tua “lista di backup” sono persone che prenderanno volentieri un turno in più con poco preavviso. Li dovrai chiamare e coprire tutti i dipendenti che non si presentano. Creando un piano di contingenza per ogni rischio, puoi ottenere la tranquillità necessaria e alleviare lo stress quando non hai tutte le risorse necessarie.

Passaggio 4: condividere e modificare il piano

Il tuo piano di contingenza aziendale non va bene se sei l’unico a saperlo. Non appena lo hai terminato, conservalo in un luogo a cui il tuo team di gestione e i dipendenti possano accedere facilmente. Inoltre, organizza una riunione per presentarla a tutti e rispondere a eventuali domande o dubbi che potrebbero avere. Probabilmente scoprirai che condividere il tuo piano di contingenza aziendale con gli altri ti apre gli occhi su nuove idee e intuizioni che possono migliorarlo.

È importante notare che il tuo piano di contingenza aziendale non è scolpito nella pietra. Sfortunatamente, non è una di quelle cose che crei una volta e non tocchi mai più. Con l’evolversi della tua attività e il passare del tempo, potresti identificare nuovi rischi e soluzioni per il tuo piano. Stabilisci un orario ogni trimestre o anno per rivedere e modificare il tuo piano di contingenza aziendale, se necessario.

Dove si inserisce il piano di contingenza nel tuo business plan?

Sebbene un piano di contingenza aziendale sia vitale per ogni azienda, è solo una parte del tuo business plan. Gli altri componenti del piano dovrebbero includere la pianificazione finanziaria, la pianificazione strategica e la pianificazione della successione. Quando un piano di emergenza aziendale è associato a loro, puoi ottenere una buona comprensione di dove è diretta la tua attività.

Scoprirai che la pianificazione di emergenza completa la tua pianificazione finanziaria e strategica. Dopotutto, la tua visione generale potrebbe non realizzarsi se non hai un piano di riserva. Un piano di emergenza aziendale adotta un approccio proattivo alla gestione aziendale e può consentirti di sopravvivere praticamente a qualsiasi crisi.

Piano di emergenza aziendale e piano di continuità aziendale

Un piano di emergenza aziendale viene utilizzato per identificare eventuali rischi aziendali potenziali e identifica chiaramente quali misure devono essere intraprese dal personale se uno di questi rischi diventa una realtà. Un piano di continuità aziendale suona simile nel nome e come un piano di emergenza aziendale, mira a mitigare i rischi per l’azienda. I piani di continuità aziendale delineano un processo che può aiutare un’azienda sia a prevenire che a riprendersi da qualsiasi grave minaccia per l’azienda. Idealmente, questo tipo di piano aiuterà a proteggere sia il personale che i beni aziendali in caso di qualche tipo di emergenza.

In Conclusione

Anche se potresti non renderti conto dell’importanza di un piano di emergenza aziendale quando le cose stanno andando bene, sarai così felice di averne uno quando si verifica una circostanza imprevista.

Se desideri proteggere la salute e la sicurezza dei tuoi dipendenti e clienti, ridurre al minimo le interruzioni e le perdite finanziarie ed essere in grado di riprendere le operazioni rapidamente, hai bisogno di un piano di emergenza aziendale. Nell’attuale clima economico imprevedibile e nel panorama competitivo, avere un piano B non è un lusso. È una necessità.

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