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Base di contabilità per competenza: cosa devono sapere i proprietari di piccole imprese

Potresti aver sentito o letto i termini “contabilità di competenza” e “contabilità di cassa” in relazione alla contabilità aziendale. Se chiedi a tre ragionieri su quale base utilizzare per la tua attività, è probabile che otterrai tre risposte diverse. Questo perché ogni tipo di contabilità viene utilizzata per scopi diversi e la risposta del commercialista verrà ampliata in base alla prospettiva di come utilizzare il bilancio.

Sia la contabilità per competenza sia la contabilità per cassa presentano vantaggi e svantaggi. In questo articolo, daremo uno sguardo alla contabilità di competenza, che cos’è, quando dovresti usarlo e cosa devi sapere su questo potente metodo di contabilità.

Cos’è la contabilità per competenza?

La contabilità per competenza rileva i ricavi e le spese quando sono effettivamente sostenuti. Anche se ciò può sembrare facile da capire, c’è molto di più nella contabilità per competenza di quanto non sembri.

La contabilità per competenza è utilizzata sia per il principio di congruità  e principi di contabilità delle entrate. Il principio di congruità stabilisce che le vendite e le spese di produzione sono riportate nello stesso periodo contabile. Queste spese possono includere salari, commissioni di vendita, alcuni costi generali, ecc. Allo stesso modo, il principio di competenza delle entrate stabilisce che le entrate sono riportate quando vengono guadagnate, indipendentemente da quando viene effettivamente ricevuto il pagamento per il prodotto o servizio.

In altre parole, nella contabilità per competenza il momento in cui il denaro è effettivamente ricevuto è irrilevante. La contabilità per competenza rileva i proventi e gli oneri quando sono effettivamente sostenuti.

Un esempio di contabilità per competenza

Diciamo che lavori per il tuo cliente a giugno di quest’anno. Utilizzi un subappaltatore per svolgere parte del lavoro e acquisti un pezzo di software che passerai in fattura al cliente.

Acquistate il software per il vostro cliente il 16 giugno e copri tale acquisto con la tua carta di credito da coprire in forma dilazionata. Il subappaltatore termina il suo lavoro il 20 giugno ed emette una fattura in quella stessa data. Infine, fatturi al cliente il 31 giugno.

A causa di problemi di flusso di cassa (da parte del cliente) attende fino al 13 agosto per pagare la fattura. Ma tra il momento in cui hai fatturato per il servizio e il momento in cui ti hanno pagato è successo quanto segue:

  • Il 16 giugno hai dovuto effettuare pagamenti con carta di credito con pagamento il 12 luglio, il 12 agosto e il 12 settembre. Poiché il tuo flusso di cassa era limitato a causa del ritardo nel pagamento del cliente, hai pagato solo il saldo minimo ogni volta.
  • Inoltre, il 20 luglio dovevi pagare al subappaltatore ai sensi del tuo contratto, e per farlo devi ricorrere alla tua linea di credito.
  • Hai effettuato pagamenti minimi di interessi passivi sulla tua linea di credito il 1° agosto e il 1° settembre.

Ora che il tuo cliente ti ha pagato, tu:

  • Paga il resto in sospeso sulla tua linea di credito il 13 settembre, quando depositi il ​​pagamento del tuo cliente.
  • Paga il saldo dovuto sulla tua carta di credito il 12 ottobre, la prossima data di scadenza del pagamento.

Sono molte le date che fluttuano nel giro di cinque mesi. Ma ecco la cosa importante: nella contabilità per competenza, tutte le attività di entrate e uscite si sono effettivamente svolte a maggio. Hai svolto il lavoro per il cliente a maggio, hai sostenuto le spese per il software e il subappaltatore a maggio e hai fatturato il cliente a maggio. E il momento in cui hai ricevuto il pagamento dal tuo cliente e quando hai pagato le spese sostenute per fornire i servizi al cliente, è irrilevante.

Perché dovrei utilizzare la contabilità di competenza?

Molti imprenditori non sono d’accordo con i principi di corrispondenza, cioè di riconoscimento delle entrate della contabilità per competenza e preferiscono la contabilità di cassa. Dopotutto, ciò che conta davvero per la maggior parte degli imprenditori è quando il denaro entra e lascia le tasche della loro attività.

Il flusso di cassa è fondamentale per le piccole imprese e, sfortunatamente, i problemi di flusso di cassa spesso provocano il fallimento delle imprese “redditizie sul bilancio”. Da questo punto di vista, la contabilità per cassa sembra molto più rilevante della contabilità per competenza per molti proprietari di imprese.

Tuttavia, esiste un grande potere nella contabilità per competenza. Poiché puoi abbinare i tuoi ricavi e le tue spese nel momento in cui si sono effettivamente verificati nella tua attività, inoltre puoi avere un quadro chiaro della redditività mensile della tua attività.

Ritornando al nostro semplice esempio di prima.
Se non utilizzassi la contabilità per competenza, vedresti tutte le tue entrate per il lavoro svolto per il cliente in settembre, quando (finalmente) ti ha pagato, ma avresti le spese per tale lavoro in, luglio, agosto, settembre e ottobre. Ciò renderebbe molto difficile, se non addirittura impossibile, avere una buona immagine della tua redditività per cinque mesi. E sebbene sia possibile utilizzare i report  di contabilità per vedere la redditività per il lavoro svolto per questo particolare cliente, tali report non mostrerebbero comunque l’intero quadro in relazione alla redditività aziendale complessiva.

Come sapere se la tua azienda deve utilizzare la contabilità di competenza

Esistono due indicatori chiari da utilizzare con la contabilità per competenza. Se estendi il tempo di pagamento ai tuoi clienti estendendo a sua volta i termini di questo sulle tue fatture oppure se ti vengono addebitati da fornitori /venditori e questi estendono i termini di pagamento a te, devi utilizzare la contabilità per competenza.

Quando estendi il tempo di pagamento ai tuoi clienti, inserirai una transazione crediti vs clienti nella contabilità della tua attività. Quando i tuoi fornitori o venditori ti concedono credito, inserirai una transazione debiti su fornitori nella contabilità della tua attività.

In poche parole, se si utilizzano crediti o conti da pagare, è necessario utilizzare la contabilità per competenza. I crediti e i debiti non verranno visualizzati in base ai rendiconti finanziari di cassa, pertanto si otterrà un quadro incompleto della situazione finanziaria della propria attività se si dispone solo di crediti e debiti ma non si  utilizza la contabilità per competenza.

Che cosa succede se la mia azienda non ha crediti o debiti?

Potremmo sostenere che tutte le aziende dovrebbero utilizzare la contabilità per competenza. Dopotutto, la contabilità per competenza ti fornisce un quadro reale della redditività della tua attività, indipendentemente da quando il denaro entra o esce dalla tua attività.

Diamo un’occhiata a un altro esempio. Supponiamo che tu gestisca un’attività al dettaglio e non dai credito ai tuoi clienti. Ciò elimina la possibilità che devi aspettare mesi per i pagamenti. Supponiamo anche che tutte le spese della tua azienda vengano pagate man mano che vengono sostenute: l’inventario viene pagato al momento della consegna e tutte le spese operative vengono pagate tramite pagamenti automatici.

In poche parole, non hai crediti ne debiti, entrambi sono gli indicatori chiave di cui hai bisogno per utilizzare la contabilità per competenza.

Tuttavia, supponiamo che tu acquisti un abbonamento annuale a un’associazione e questo abbonamento costa € 2.400/anno. Paghi questo abbonamento ogni dicembre per l’anno successivo, perché il tuo flusso di cassa è elevato a causa delle festività natalizie.

Quando guardi i tuoi bilanci per dicembre, il tuo conto utili e perdite rifletterà il pagamento dell’iscrizione di € 2.400. Questo è utile dal punto di vista del flusso di cassa – dopo tutto, è quando hai pagato l’iscrizione. Ma l’abbonamento è per l’anno successivo e lo userete nel corso dell’anno.

Secondo il principio di congruità, stai effettivamente “usando” € 200 (totale:2400/12 mesi)di questa spesa in ogni mese dell’anno successivo. La contabilità per competenza dovrebbe riflettere ciò nel modo seguente:

  • Quando si acquista l’abbonamento, si addebiterebbe un conto delle attività chiamato spese prepagate e si accrediterebbero al conto corrente.
  • Ogni mese inserirai una registrazione adattiva sui tuoi libri accreditando il conto delle risorse prepagato e addebitando quote e abbonamenti o un conto spese simile.
  • Il risultato sarebbe una spesa di € 200 ogni mese dell’anno sul conto profitti e perdite per quote e abbonamenti.

Questo potrebbe sembrare più lungo e difficile, ma la voce di regolazione può essere facilmente automatizzata nella maggior parte dei software di contabilità, quindi deve essere impostata una sola volta. Il vantaggio di compiere questo ulteriore sforzo è che sarete in grado di vedere facilmente come si svolgono le vostre spese nel corso dell’anno nel vostro bilancio, piuttosto che dover creare un foglio di calcolo o altrimenti tracciare manualmente le spese.

Quando non è necessario utilizzare la contabilità  di competenza

La maggior parte delle piccole imprese sono contribuenti su base liquida, nel senso che pagano solo le tasse sui soldi che sono effettivamente entrati nella loro attività, meno le spese pagate, nel corso dell’anno. Se sei un contribuente in base ai contanti – le probabilità sono molto buone – allora dovrai utilizzare i bilanci in base al contante anziché quelli in base al principio della competenza per preparare le dichiarazioni dei redditi. E se si accumulano le spese come nell’esempio sopra, è necessario apportare una rettifica per riconoscere l’intera spesa al momento del pagamento prima di preparare la dichiarazione dei redditi.

Se non prepari tu stesso la dichiarazione dei redditi, il tuo commercialista può apportare le modifiche necessarie per contabilizzare i ratei sui tuoi libri prima di preparare la dichiarazione dei redditi.

La base imponibile non dovrebbe essere l’unico fattore determinante per mantenere i tuoi libri amministrativi in base alla competenza. Utilizza i tuoi rendiconti finanziari per gestire la tua attività 365 giorni all’anno e per le tasse un giorno all’anno. Assicurarti che i tuoi rendiconti finanziari ti forniscano la visione più accurata possibile della tua attività questo ti aiuterà a prendere decisioni finanziarie più sicure.

Il potere della contabilità di base di competenza

La contabilità per competenza fornisce un quadro chiaro delle prestazioni dell’azienda indipendentemente da quando il flusso di cassa entra ed esce dall’azienda. La contabilità di base professionale richiede un po’ più di sforzo, che lo merita visto la chiarezza tale che ti dà nella tua attività.

Il tuo commercialista probabilmente ti dirà che hanno bisogno di rendiconti finanziari per preparare la tua dichiarazione dei redditi. Ciò non dovrebbe dissuaderti dal tenere i tuoi libri contabili in base al principio della competenza economica. La maggior parte dei pacchetti software semplifica la produzione di rendiconti finanziari di cassa con il principio di competenza con un semplice clic di un pulsante, e il vostro commercialista ha una buona conoscenza di come adeguare manualmente i rendiconti da ratei a base di cassa, se necessario.

L’unica cosa che non fornisce un conto utili e perdite secondo il principio della competenza economica è una chiara immagine del flusso di cassa della tua attività. Per ottenere queste informazioni, sarà necessario produrre un rendiconto finanziario: il rendiconto finanziario che riconcilia il conto utili e perdite in base alla competenza economica con i contanti disponibili nella propria attività. Il rendiconto finanziario non è intrinsecamente facile da capire, ma il tuo contabile o commercialista può aiutarti a capirlo e cosa significa per la tua attività.

Ora che hai capito di più sulla contabilità per competenza, parla con il tuo contabile o commercialista su come sfruttare questo potente metodo di contabilità per aiutarti a prendere decisioni aziendali più informate. Saranno disposti ad aiutarti a capire come è possibile utilizzare le informazioni nelle dichiarazioni per aumentare la crescita e la redditività della tua attività.

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